Kurum İçiTemel Kurallar ve Personel Yükümlülükleri

Arşiv 404’ün varlığı kurum dışındaki kişilere açıklanamaz. Personel aşağıdaki bilgileri paylaşamaz:

• Görev yeri
• Erişim seviyesi
• İncelediği dosyalar
• Saha görevleri
• Kurum içerisinde gördüğü kişiler

Kurum adına çalıştığını açıklayan personel, yaptığı açıklamanın doğruluğundan bağımsız olarak güvenlik ihlali gerçekleştirmiş sayılır.

Kuruma giriş yapan her personel, kurum tarafından verilen kimliği görünür şekilde taşımak zorundadır.

Kimlik kartını kaybeden personel için yeni kart düzenlenmez. Öncelikle kaybolan kartın kim tarafından kullanılmaya devam ettiği tespit edilir.

Her personel yalnızca kendi erişim seviyesine uygun dosyaları inceleyebilir. Kapağında erişim seviyesi bulunmayan dosya açılmamalıdır.

Üzerinde personelin kendi adı yazılı olan ancak kendisi tarafından oluşturulmamış dosyalar doğrudan kapalı kayıt birimine teslim edilmelidir.

Arşiv 404 bünyesinde hiçbir olay sözlü talimatla dosyalaştırılamaz. Yeni bir dosya için aşağıdaki koşullardan en az biri gereklidir:

• En az bir doğrulanabilir kayıt
• İki bağımsız tanık ifadesi
• Kurum tarafından tanımlanamayan fiziksel bir bulgu

Bununla birlikte bazı dosyaların kimse tarafından açılmadan sistemde oluştuğu bilinmektedir. Bu dosyalar silinmeye çalışılmamalıdır.

Bir olayın sona ermesi, dosyanın kapatılması için yeterli değildir. Dosya ancak aşağıdaki üç durum doğrulandıktan sonra kapatılabilir:

• Olayın tekrar etmediği
• Etkisinin başka kişilere geçmediği
• Toplanan kayıtların değişmediği

Kapatılmış bir dosyada yeni belge görülürse dosya tekrar açılmaz; belge incelenmeden yakılır.

Dosyanın içerisinden ses gelmesi, dosyanın aktif olduğu anlamına gelmez. Ses personelin adını biliyorsa güvenlik protokolü uygulanır.

Saha kayıtları kurum binası dışında izlenemez.

Görüntüde çekim sırasında orada bulunmayan bir kişi tespit edilirse kayıt durdurulmaz. Sonuna kadar izlenir ve kişinin hangi saniyede kaybolduğu not edilir.

• Personelin kendi sesi duyulursa cevap verilmez.
• Kayıt henüz sorulmamış bir soruya cevap veriyorsa dinleme sonlandırılır.
• Dinlendikçe uzayan kayıt teknik hata değildir.

Saha alanından getirilen nesneler personelin masasında tutulamaz. Her bulgu:

• Numaralandırılmalı
• İki kişi tarafından teslim alınmalı
• Kapalı muhafaza alanına yerleştirilmelidir

Bulgu üzerinde personelin adı, fotoğrafı, parmak izi veya imzası bulunuyorsa nesneye temas edilmez. Kurum içerisinde yeri değişen nesneler eski konumlarına geri götürülmemelidir.

Tanıklara Arşiv 404’ün adı açıklanamaz. Görüşmeler sırasında yönlendirici bilgi verilmez.

Tanık, daha önce anlatmadığı ayrıntıları biliyor görünürse görüşme derhâl kesilir.

• Kayıp personelin masası boşaltılmaz.
• Kişisel eşyaları ailesine teslim edilmez.
• Telefon, e-posta veya kurum içi mesajlarına cevap verilmez.
• Konum belirtilse dahi arama ekibi gönderilmez.

Daha önce bildirilen konumların hiçbirinde kayıp personel bulunamamıştır.Yalnızca onları aramak için gönderilen ekipler kaybolmuştur.

Hiçbir personel kendi adına düzenlenmiş olay dosyasını açamaz. Personel dosyasında görev geçmişi dışında saha görüntüsü bulunuyorsa bölüm yöneticisine haber verilmelidir.

Görüntüde personel uyuyor, konuşuyor veya kurum binasında dolaşıyor olabilir. Görüntünün hangi tarihte kaydedildiği araştırılmaz.

1973 yılında gerçekleştirilen ilk araştırmalara ait belgeler yalnızca Seviye 5 erişimle incelenebilir.

• Ragıp Arel ve Mahir Tunca’nın hayatını kaybettiği olay yeniden araştırılamaz.
• Olay yerinin koordinatları talep edilemez.
• İki kurucunun ölüm raporları çoğaltılamaz.
• Üçüncü kurucunun sağ dönüp dönmediğine ilişkin soru sorulamaz.

Kural ihlali gerçekleştiren personel hakkında doğrudan disiplin soruşturması başlatılmaz. Önce ihlalin personelin kendi iradesiyle gerçekleşip gerçekleşmediği araştırılır.

Personelin kuralı bilmediğini söylemesi dikkate alınmaz. Kuralları hiç okumadığı hâlde maddeleri eksiksiz söyleyebilmesi durumunda görüşme sona erdirilir.

Ağır ihlal gerçekleştiren personelin kurumla ilişiği kesilmez. Çünkü bazı personeller kurumdan ayrıldıktan sonra da görevlerine devam etmiştir.