Kurumsal İşleyişTeşkilat, personel ve kayıt usulleri

Arşiv 404, 1973 yılında başlayan kişisel kayıt çalışmalarının devamı olarak 4 Nisan 2008 tarihinde kurumsallaşmıştır. Bir olayın kuruma ulaşması, olayın çözülebileceğine ilişkin bir taahhüt oluşturmaz.

Personelin temel görevi; açıklanamayan olayı kayda almak, etkisini sınırlandırmak, kanıtları korumak ve dosyanın gizlilik hükümlerini uygulamaktır. Birimin başarısı yalnızca bulunan cevapla ölçülmez. Yeni bir tanığın etkilenmemesi, bir bulgunun kaybolmaması ve kayıtların korunması da görevin parçasıdır.

Her söylenti olay dosyası değildir. Her olay dosyası saha görevi değildir. Bir kaydın incelenebilir olması, kayıtta belirtilen yere gidilebileceği anlamına gelmez.

YÖN-404/01 / GÖREVİN SINIRIBir olay açıklanmaya başladıysa dosya derhâl üst makama devredilir.

Aynı vaka birden fazla birimin çalışma alanına girebilir. Saha ekibi bulguyu getirir; teknik birim kaydı inceler; arşiv birimi önceki dosyalarla ilişkisini değerlendirir. Dosyanın bütününe ilişkin karar, tek bir inceleme raporuna dayanmaz.

Birim adları görev alanını tanımlar. Personelin görevi, sicili ve erişim yetkisi birbirinden ayrı kayıtlardır. Birim değişikliği, önceki görev dosyalarına erişimin kendiliğinden devam ettiği anlamına gelmez.

Standart bir dosya aşağıdaki sıra üzerinden işlenir. Kendiliğinden oluşan dosyalar, gelecek tarihli kayıtlar ve Makam talimatları kendi özel hükümlerine tabidir.

1. 01

   Kabul

   En az bir doğrulanabilir kayıt, iki bağımsız tanık ifadesi veya tanımlanamayan fiziksel bulgu aranır. Sözlü talimat tek başına olay dosyası açma gerekçesi değildir.

2. 02

   Ön inceleme

   Başvurunun zamanı, yeri ve kayıt kaynağı karşılaştırılır. Daha önce açılmış bir dosyayla bağlantı varsa eski kayıt numarası korunur; yeni belge bir ek kayıt olarak işlenir.

3. 03

   Görevlendirme

   İncelemeyi yürütecek birim ve personelin dosya kapsamındaki yetkisi belirlenir. Bir dosyanın açılması, saha operasyonunun da onaylandığı anlamına gelmez.

4. 04

   İnceleme ve muhafaza

   Saha bulguları, teknik kayıtlar ve tanık ifadeleri ayrı tutulur. Bir kayıt diğerini doğrulamadığında çelişki dosyadan çıkarılmaz; karşılaştırma notuna işlenir.

5. 05

   İzleme veya kapatma

   Olayın tekrar etmediği, etkisinin başka kişilere geçmediği ve toplanan kayıtların değişmediği doğrulanır. Olayın sona erdiğine ilişkin tek bir bildirim yeterli değildir.

Dosya kapağı, içindeki kayıtların tamamının aynı erişim seviyesine sahip olduğunu göstermez. Teknik ekler, tanık kimlikleri ve muhafaza bilgileri ayrı nüshalarda tutulabilir.

Kapatılmış bir dosyada yeni belge görülmesi, standart ek kayıt usulüne tabi değildir. Bu durumda YÖN-404/01’in dosya kapatma hükmü uygulanır.

Personelin erişim seviyesi ile dosyanın gizlilik işareti farklı bilgileri gösterir. Seviye, personelin hangi kaydı inceleyebileceğini; KIRMIZI ve SİYAH gibi dosya işaretleri ise uygulanacak kısıtları belirtir. Yüksek erişim, dosya üzerinde belirtilen araştırma yasağını kaldırmaz.

Kurum içi nüsha

Yetkili personelin görev kapsamında inceleyebildiği kayıt. Tanık kimliği veya muhafaza konumu ayrıca sınırlandırılabilir.

Tanık nüshası

Kamuya açılmasına izin verilen sınırlı kopya. Eksik sayfalar, çıkarılmış isimler ve kapalı ekler bu nüshanın kapsamını belirler.

Kapalı kayıt

İnceleme ve dağıtım için özel yetki gerektiren belge veya ek. Başka bir dosyada anılması, erişime açıldığı anlamına gelmez.

Bir dosyanın başlığını, numarasını veya özetini bilmek inceleme yetkisi oluşturmaz. Kapağında erişim seviyesi bulunmayan dosya açılmaz. Personelin kendi adına düzenlenmiş olay dosyaları için temel yönetmelikteki özel hükümler geçerlidir.

Göreve kabul edilen personel için sicil, bağlı birim, erişim seviyesi ve görevlendirme kaydı ayrı ayrı düzenlenir. Kurum kimliği görünür şekilde taşınır. Kartın fotoğrafı veya adıyla ilgili uyuşmazlıklar olağan kimlik yenileme işlemi olarak değerlendirilmez.

İlk görevlendirmeden önce personelin inceleyebileceği dosyalar, teslim alabileceği bulgular ve doğrudan bildirim yapması gereken durumlar belirlenir. Kuralları bilmek, bütün kuralların gerekçesine erişmek anlamına gelmez.

Bir personel aynı dosyada hem saha görevlisi hem kayıt inceleyicisi olarak çalışabilir; her görevin kapsamı ayrıca belirtilir. Görevlendirme sona erdiğinde dosyanın izleme sorumluluğu birimde kalır. Dosya, onu ilk açan kişinin kişisel kaydı değildir.

Sahadan veya kayıp döneminden dönüş, yeniden görevlendirmeyle aynı işlem değildir. Kimlik ve bilişsel değerlendirme tamamlanmadan eski göreve devam edildiği varsayılamaz. Göreve dönemeyen personelin hakları kurumsal koruma protokolü kapsamında sürer.

Vardiya tesliminde açık dosyalar, son inceleme zamanı, teslim bekleyen bulgular ve bekleyen talimatlar birlikte kayda alınır. Dosyanın yerinin bildirilmesi tek başına teslim sayılmaz; nüsha ve ekler de karşılaştırılır.

• Dosya numarası, nüsha bilgisi ve ek listesi karşılaştırılır.
• Son işlem ile bir sonraki incelemenin kapsamı belirtilir.
• Fiziksel bulguların muhafaza ve teslim kayıtları kontrol edilir.
• Zaman, imza veya personel kaydı uyuşmazlığı ayrı not edilir.

İki nüsha arasındaki fark, bir nüshayı diğerine benzeterek giderilmez. Önce farkın ilk görüldüğü işlem belirlenir. Personelin henüz yapmadığı bir teslimin imzasını görmesi, işlemi sonradan tamamlaması için talimat kabul edilmez.

Bir dosyanın işlemi tamamlanmış göründüğü hâlde ilgili personelin görev kaydı açık kalabilir. Bu uyuşmazlık, dosya ile sicil kaydının ayrı incelenmesini gerektirir. Vardiya sonunda personel sayısının tutması, bütün görevlerin sona erdiğini doğrulamaz.

Tanık beyanı, olay kaydından ayrı bir kimlik kaydıyla ilişkilendirilir. Kamu nüshasında bir ifade bulunması, tanığın görev yeri, adresi veya kişisel bilgilerinin de yayımlanabileceği anlamına gelmez. Görüşmede tanığa yönlendirici bilgi verilmez.

Bir tanığın başka bir dosyadaki ayrıntıyı bilmesi kayda alınabilir; bunun nedenini açıklamak için görüşme sırasında o dosyanın içeriği paylaşılmaz. Personelin çocukluğuna ilişkin bilgi verilmesi gibi özel durumlarda temel yönetmelikteki görüşme protokolü uygulanır.

Akıbeti doğrulanmamış personel için kesin delil olmadan ölüm kaydı oluşturulamaz. Görev dosyasının gizliliği, ailesine sağlanan desteği ortadan kaldırmaz. Yeni bir yaşam belirtisi doğrudan Mahfi Makamına bildirilir; hiçbir birim bu bildirimi geciktiremez.

Tanık Ağı’na bırakılan bir ifade veya teori, tek başına resmî saha görevlendirmesi sayılmaz. Kamu iletişim kanalı ile kurum içi operasyon kaydı ayrı tutulur.

Normal kayıt zinciri; ilgili birimin incelemesi, yetki değerlendirmesi ve gerektiğinde Başkanlığa devri üzerinden yürür. Kuruluş geçmişi, İdris El Mahfi adına düzenlenmiş kayıtlar veya akıbeti doğrulanmamış personele ilişkin yaşam belirtileri bu zincirde özel bildirim hükümlerine tabidir.

Mahfi Makamına bir dosyanın devredilmesi, dosyayı hazırlayan birimin erişiminin devam edeceğini göstermez. Devir kaydında yalnızca teslim edilen nüsha ve talimatın kapsamı bulunabilir. İncelemenin sonucu ilgili birime geri dönmeyebilir.

İdris El Mahfi’nin kişisel kimliği, Makamın hangi yöntemle devredildiği ve 1977 Kuruluş Olayı’nın yeri bu belgenin kapsamında değildir. Bu nüshada bir teşkilat açıklaması bulunması, söz konusu kayıtların araştırma yasağını değiştirmez.

DEVİR NOTU / İŞL-404/01Dosyanın devri tamamlandı.
Görevin sona erdiğine ilişkin kayıt bulunamadı.

Özel hükümler aşağıdaki belgelerde yer alır. Bu metin kurumun işleyişini özetler; görev, güvenlik ve personel korumasına ilişkin hükümler ilgili belgeyle birlikte değerlendirilir.